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APRENDA A ORGANIZAR OS DADOS DE ESTOQUE DA SUA EMPRESA

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Estocar produtos de menos é venda perdida, estocar produtos demais é dinheiro retido que poderia estar sendo colocado em outros projetos ou necessidades. O equilíbrio é sempre o melhor remédio. Se você não sabe como atingi-lo em sua empresa, esse artigo é para você.

 

O estoque é sempre uma área crítica para qualquer empresa. É necessário gestão eficiente e controle dele para que o seu negócio possa andar com saúde e lucrar. Conhecê-lo é de suma importância para a área de vendas, compras, finanças, etc. Se não há produto para vender a empresa não pode lucrar e, consequentemente, pode perder seu cliente para a concorrência. Mas, se há produto demais, a empresa também pode perder sua lucratividade e não conseguir oferecer condições de preço e pagamento competitivas.

 

Em tempos tão competitivos, o nível de atenção despendida para essa área crítica pode representar o sucesso ou o fim da sua empresa. Para concorrer melhor, é preciso ser melhor.

Mas em quais aspectos devo prestar atenção?

Para realizar essa tarefa com presteza, você e seus funcionários precisam prestar atenção em alguns aspectos que envolvem o processo de gestão de estoque. Dentre os mais comuns estão:

 

– A quantidade de cada item,

– A validade de cada item (ainda mais em caso de produtos perecíveis),

– As perdas e suas causas,

– As devoluções e suas causas,

– As vendas já realizadas, mas ainda não finalizadas,

– O tempo de permanência de cada item no estoque.

 

Se essas informações estão organizadas, atualizadas e geridas periodicamente, todos podem desempenhar melhor suas funções na empresa.

 

Por exemplo, a área de finanças pode se preparar os investimentos em compras e reposições necessárias, pode aperfeiçoar a gestão do fluxo de caixa, etc. Já o setor de vendas pode se preparar para não oferecer um produto em falta. E o setor de marketing, preparar uma campanha que estimule a venda de produtos com alto nível de estoque.

 

Além disso, o próprio funcionário responsável pelo estoque terá mais segurança e clareza para tomar decisões acertadas sobre quais produtos comprar, qual o momento certo de compra, por qual preço comprar e qual marca escolher.

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Como posso organizar minha gestão de estoque?

Agora você já sabe que o melhor negócio é ter um estoque de produtos adequado a sua situação financeira e de vendas, nem mais, nem menos. Então, já pode começar a organizá-lo partir das seguintes etapas:

 

  1. Dimensione o estoque atual: conte todos os itens e anote todas as validades dos produtos em estoque. Se for preciso, feche a loja para balanço ou trabalhe fora do horário de expediente. Quanto mais precisão, melhor. Essa tarefa precisa tornar-se um hábito já que periodicamente você precisará conferir tudo de novo.
  1. Registre e compartilhe as informações: depois da contagem, insira todos os dados no sistema de gestão relacionando-os ao número de nota fiscal e ao fornecedor para que outros setores da empresa possam acompanhá-lo também. Caso não tenha um sistema de gestão, existem várias opções no mercado conforme as possibilidades de investimento da sua empresa. Além disso, se você é um empreendedor individual que está começando, o bom e velho Microsoft Excel é sempre um bom início.
  1. Conheça o percurso do seu produto: é preciso saber quanto tempo o seu produto leva para chegar ao estoque e depois para sair do estoque até o cliente. Esse aspecto apresenta a forma como o processo de logística, distribuição e/ou entrega está sendo realizado e se está sendo realizado com a rapidez requerida para atender ao cliente, a validade do produto, as necessidades do fluxo de caixa da sua empresa. Além disso, em alguns casos, permite que você determine um estoque mínimo de segurança enquanto os pedidos chegam, evitando assim a perda de vendas e pior, de clientes para a concorrência.
  1. Faça reuniões periódicas: adote a prática de reuniões periódicas para conversar sobre os desafios e problemas do estoque e da logística, distribuição e/ou entrega com o objetivo de encontrar soluções e aprimorar a gestão. A criatividade sempre será a melhor saída para os desafios do empreendedor.

 

Quais indicadores devo monitorar para gerir melhor o meu estoque?

Depois de organizado o estoque e percebido os aspectos que envolvem a atividade de sua gestão, você deve possuir indicadores que permitam que todos os envolvidos com o estoque possam consultar e analisar, possibilitando a realização de um bom trabalho em suas áreas. São vários os possíveis, mas para começar:

 

  1. Quantidades de produtos: mostra quanto existe de cada item naquele momento no estoque. Mantenha a quantidade de cada produto atualizada sempre Para isso, o hábito da contagem periódica será necessário. Você deve determinar de quanto em quanto tempo fará o balanço do estoque.
  1. Valor de compra bruto de cada produto: mostra quanto você pagou em cada item. Mantenha os preços de compra atualizados conforme a nota fiscal do fornecedor, assim todos poderão acompanhar a evolução dos preços de compra, monitorando a necessidade de dispender maiores ou menores recursos financeiros para o estoque. Além disso, em caso de aumento considerável de um item, pode existir a necessidade de encontrar fornecedores alternativos que trabalhem com preços menores, ou maior prazo de pagamento.
  1. Quantidade de vendas por produto: mostra quanto foi vendido de cada item em quantidade e/ou em preço de venda. Saber quanto cada produto vende por mês vai ajudá-lo a conhecer tanto o tempo estimado de permanência do produto no estoque e assim programar melhor as reposições, quanto estimar as comprar futuras de acordo com as metas financeiras determinadas anteriormente.
  1. Quantidade de perdas: mostra quantos itens se perdem no estoque. Conhecer quantos produtos são perdidos e suas razões, pode mostrar a você onde existem falhas nas atividades da sua empresa (estocagem inadequada, roubos, não inserção de dados no sistema, etc.). Só assim você poderá corrigir a rota antes que os prejuízos aumentem.
  1. Quantidade de devoluções: mostra quantos itens retornam ao estoque. É importante distinguir entre devolução e perda para que você saiba melhor o que está acontecendo com o seu estoque e as suas vendas. As devoluções estão relacionadas ao pós-venda, como em casos de defeito de uso. Saber a quantidade de cada produto devolvido e os motivos ajudam você a entender, por exemplo, se o produto está ou não agradando aos clientes ou se está apresentando defeitos de fabricação recorrentes. Esse indicador pode determinar a troca de fornecedores, ou mesmo motivar a criação de um setor específico de trocas e devoluções para cuidar desses casos, quando existe muita frequência.

 

Agora você já sabe mais sobre como organizar o estoque, quais são os aspectos envolvidos no processo de estoque e os principais indicadores para monitorar essa gestão de forma a obter maior eficiência e, consequentemente, maior lucratividade.

 

Lembre-se de que a concorrência pode estar fazendo a lição de casa, então, comece hoje mesmo a aprimorar a sua gestão de estoque dos produtos da sua empresa e garanta a lucratividade da sua empresa no longo prazo.

 

 

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