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PASSO A PASSO: COMO ORGANIZAR OS DADOS FINANCEIROS DA EMPRESA

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As informações financeiras são normalmente os grandes vilões dos pequenos e médios negócios. Um desafio constante e de longa data. Para facilitar a rotina diária do seu financeiro, nada melhor do que saber quais indicadores utilizar e como organizar e analisar as informações financeiras do seu negócio. Para isso, preparamos um passo a passo bem simples para você começar hoje mesmo!

 

Normalmente os donos de negócios estão bastante ocupados com as atividades da operação diária da empresa, tais como atendimento ao cliente; cobrança; vendas; pagamentos a fornecedores e funcionários; compra de materiais; etc. que não sobra tempo para analisar as finanças do negócio, para fazer a gestão financeira, observar a lucratividade. Em muitos casos quando a empresa chega a uma situação financeira ruim é que o empresário obriga-se a separar um tempo para se dedicar a esse problema.

 

Depois de compreendida a importância, o empresário enfrenta mais um dilema: fazer as análises financeiras por si, ou delegar para um colaborador? Ainda: como organizar os dados de forma que as análises sejam eficientes e simples?

 

Bom, se essas perguntas estão na sua cabeça agora ou já passaram por ela em algum momento, esse passo a passo foi desenvolvido para você começar a resolver esse problema de uma vez por todas. Iniciaremos pensando como os dados financeiros podem nos dar as melhores respostas, partindo da seguinte questão:

 

Quais indicadores posso utilizar para organizar dos dados?

 

Para começar, é preciso escolher quais indicadores você quer acompanhar e analisar. Indicadores são elementos que nos permitem chegar a uma conclusão sobre uma situação específica porque estabelecem objetividade na seleção dos dados a serem organizados.

 

Os indicadores mais utilizados na área de gestão financeira são:

 

1. Lucratividade: é calculada pela divisão entre lucro líquido, aquele montante que sobra depois de todas as contas pagas, e o faturamento bruto, aquele montante arrecadado com suas vendas que ainda não foi destinado a nenhum compromisso financeiro.

2. Rentabilidade: é a divisão do lucro líquido, aquele montante que sobra depois de todas as contas pagas, pelo total de investimentos, que são os valores destinados aumento da produção, como estrutura física, máquinas, tecnologia.

3. Margem Operacional: é a divisão do resultado operacional, que é o lucro bruto menos as despesas operacionais somado as receitas operacionais, pela receita líquida das vendas, que é todo o montante obtido pela venda de produtos e serviços menos os impostos, abatimentos e as devoluções de produtos decorrentes do processo de venda.

4. Ponto de Equilíbrio: é a soma dos custos variáveis com os custos fixos, ou seja, todos os custos envolvidos em um serviço ou produto, dividido pelo preço que esse serviço ou produto é ofertado ao consumidor.

5. Nível de endividamento: divisão do total do passivo, que são todas as suas dívidas em aberto ou em processo de pagamento, pelo total do ativo, que são todas as suas receitas realizadas e a receber no futuro.

6. Margem de Contribuição: é o que sobra quando você subtrai os custos variáveis (aqueles que se modificam conforme a sua produção ou prestação de serviços variam) e as despesas variáveis (gastos ligados a administração do negócio que variam mês a mês) das receitas, que são todas as suas vendas realizadas em um período.

Pronto, agora você já conhece os indicadores. É hora de começar a organizar os seus dados.

 

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Como organizar a gestão dos dados financeiros?

Depois que você estabeleceu quais indicadores irá utilizar nas suas análises ficará mais fácil visualizar situações financeiras da sua empresa e tomar decisões mais rapidamente, evitando prejuízos e/ou aproveitar oportunidades. Aí, será o momento de estabelecer algumas rotinas de trabalho.

 

1º Faça sempre uma seleção de dados de períodos mais longos, isso possibilitará a você ter indicadores de mais de um período e assim comparar sua evolução ao longo do tempo.

 

2º Já que falamos de períodos mais longos, atente-se sempre para a periodicidade dos dados, ou seja, se eles são anuais, mensais, diários, etc. Essa informação é bastante relevante no momento da análise. Organize sempre os dados do período mais antigo para o mais atual, isso possibilitará uma análise visual mais simples.

 

3º Utilize um instrumento democrático na organização dos dados e cálculo dos indicadores, facilitando o uso compartilhado que vai permitir que os empregados responsáveis possam fazer sugestões e novas análises. Como normalmente o volume de dados para fazer estas análises é considerável, utilize uma ferramenta como Windows Microsoft Excel, Microsoft Access, Libre Calc ou mesmo as próprias ferramentas de relatórios dos sistemas de gestão da empresa caso existam.

 

4º Crie formas visuais para os resultados, tais como gráficos simples, diagramas, escalas, enfim, representações visuais que permitam o entendimento rápido sobre o indicador construído. Faça um teste sobre a informação gerada: chame alguém da equipe financeira e peça para que ele tire uma conclusão sobre a informação gerada. Caso ele não consiga fazer isso, repense a sua apresentação.

 

5o Estabeleça rotinas de análises periódicas e reuniões de discussão de ideias para a condução das ações relacionadas aos problemas apontadas e/ou oportunidades nas análises. Torne as análises um hábito dentro da sua empresa para não deixar o projeto de organização e gestão dos dados financeiros morrer e sua lucratividade ir embora.

 

Seguindo esses passos, você terá um poderoso procedimento para auxiliar sua tomada de decisão sobre as finanças da sua empresa.

 

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