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NOVO ANO, NOVOS CUSTOS

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Uma boa maneira de começar um novo ano, no seu negócio ou projeto, é fazendo uma boa revisão dos custos de operação do mesmo. Olhando para os custos é possível ter um boa noção de como reorganizar alguns processos, que podem na verdade estar sendo pouco eficientes, no sentido dos custos, gerando altos custos e construindo resultados pouco relevantes. Desta maneira, uma excelente prática, para este ínicio de ano, é a reformulação do orçamento ou mesmo a construção de um orçamento para o ano, ou para um horizonte maior.

Você deve então estar se perguntando como contruir um orçamento? Ou mesmo, o que de fato é um orçamento? Basicamente o orçamento é uma estimativa detalhada dos custos e possíveis despesas para um determinado período de tempo. Ele pode ser organizado a partir das atividades a serem desempenhadas, obedecendo, portanto, um cronograma físico-financeiro, ou mesmo, a partir da estrutura de rúbricas e centros de custos. Como etapa inicial vale analisar anos anteriores, se existiram ações semelhantes ou não, ou mesmo o quanto foi gasto em cada rúbrica, de forma a obter um parâmetro para a realização do orçamento atual.

Uma segunda e importante etapa, se constitui na reunião das partes envolvidas (colaboradores e fornecedores) de forma a buscar obter o quanto realmente se pode fazer de novo, manter o que já é realizado, e principalmente, saber as condições de mercado (preço, prazo de fornecimento, quantidades mínimas, etc) para a relação com os fornecedores neste novo ano que se inicia. É recomendável que esta etapa ocorra em duas partes, conforme a sequência apresentada.

Feitas estas duas primeiras partes, é momento de imergir com a sua equipe no planejamento do orçamento. Isso deve envolver toda a controladoria, finanças, tesouraria, caixa, e a equipe de execução ou vendas, de modo que um olhar participativo garanta o máximo de possibilidades inclusas num primeiro momento, que devem posteriormente serem refinadas a partir de uma análise estratégica, baseada em dados do seu sistema de gestão ou dos controles. Ao final desta etapa, espera-se que seja possível visualizar um esboço das ações ou rúbricas e dos montantes desejáveis de gastos para cada uma delas, divididos em custos e despesas.

Finalmente é hora de validar a possibilidade de realização, pactuar com fornecedores, parceiros e equipe e colocar o orçamento em prática, controlando rigorosamente para que seja possível, ao fim do período, observar o rigor de cumprimento do orçamento, os resultados alcançados, e os ganhos em termos de economicidade ou despesas desnecessárias.

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